1. Förhandsmeddelande och marknadsundersökning
Stora upphandlingar inleds ofta med ett förhandsmeddelande eller en marknadsundersökning (Request for Information, RFI). Här kartlägger köparen vilka leverantörer och lösningar som finns. Att svara är inte bindande, men det är bästa tillfället att påverka den slutliga kravspecifikationen.
2. Behörighet och registreringar
Innan anbud måste grunderna finnas på plats: NCAGE-kod, registrering i köparens leverantörsportal och ofta ett godkännande från nationell myndighet. Säkerhetsklassade upphandlingar kräver dessutom säkerhetsprövning av företaget, vilket tar månader.
3. Anbudsförfrågan (IFB / RFP / RFQ)
Den egentliga förfrågan publiceras i köparens portal. Flera format förekommer: IFB (Invitation for Bid) betonar pris, RFP (Request for Proposal) helhetsekonomi och RFQ (Request for Quotation) enkla leveranser. Svarstiden är vanligen tre till åtta veckor.
4. Frågor och inlämning av anbud
Anbudsgivare har en tidsfrist för förtydligande frågor, och svaren delas med alla. Anbud lämnas elektroniskt, ofta som separata tekniska och kommersiella delar. Ett formfel – en saknad bilaga eller fel filformat – leder nästan alltid till förkastande.
5. Utvärdering, avtal och livscykel
Utvärderingen går från behörighetskontroll till teknisk bedömning och slutligen prisjämförelse. Efter beslutet följer avtalsförhandling och leverans, och i många fall ett långt livscykelstöd. Att vinna avtalet är bara början på relationen.
Vanliga fallgropar
- meddelandet upptäcks för sent och bara några dagar återstår
- registreringar och prövningar påbörjas först efter förfrågan
- kraven besvaras allmänt i stället för punkt för punkt
- referenser och standarder saknas eller matchar inte kraven
Så hjälper Salpa
Salpa bevakar meddelanden från NSPA, NCIA, ACT, ACO och NATO HQ och larmar så snart en relevant upphandling går från förhandsmeddelande till förfrågan. Då finns tid för förberedelser.