Mikä on NCIA?

NCIA eli NATO Communications and Information Agency on NATOn viestintä- ja tietojärjestelmätoimisto, joka suunnittelee, rakentaa ja ylläpitää liittouman yhteisiä viestintäverkkoja, kyberturvallisuuspalveluita, ilmatilannekuvajärjestelmiä sekä satelliittiviestintää. NCIA:n pääpaikka on Haagissa Alankomaissa, ja sillä on toimipisteitä myös muun muassa Brysselissä, Monsissa ja Bydgoszczissa.

Käytännössä NCIA varmistaa, että NATOn joukot ja kumppanimaat voivat toimia yhteensopivasti samassa tiedon- ja viestintäympäristössä. Sen vastuulla ovat esimerkiksi NATOn hajautettu tietojärjestelmäarkkitehtuuri, yhteiset komentokeskusratkaisut ja kyberpuolustuksen työkalut. NCIA toimii myös NATOn teknisenä neuvonantajana ja tukee jäsenmaita järjestelmien käyttöönotossa.

NCIA syntyi vuonna 2012, kun useita NATOn aiempia tietohallinto- ja viestintäyksiköitä yhdistettiin yhdeksi virastoksi. Tavoitteena oli koota liittouman IT- ja kyberkyvyt yhden hallinnon alle, jotta hankinnat, ylläpito ja kehitystyö olisivat yhtenäisempiä ja kustannustehokkaampia kaikille jäsenmaille.

NCIA:n hankinnat keskittyvät voimakkaasti tieto- ja viestintäteknologiaan sekä niihin liittyviin palveluihin. Kyseessä on niin sanottu C4ISR-alue eli komento, kontrolli, viestintä, tietokoneet, tiedustelu, valvonta ja tiedonhankinta, johon NCIA tuo sekä laitteita että ohjelmistoja.

NCIA käyttää useita hankintamenettelyjä, joista yleisimpiä ovat rajoitettu tarjouskilpailu (Invitation for Bid), pyyntö tarjouksista pienemmissä hankinnoissa (Request for Quotation) sekä laajemmat puitesopimukset useiden vuosien tarpeisiin. Suurimmat hankinnat kilpailutetaan yleensä kaksivaiheisesti: ensin karsitaan pätevät toimittajat, minkä jälkeen valituilta pyydetään varsinainen tarjous.

Monissa kilpailuissa edellytetään ensin rekisteröitymistä NCIA:n toimittajaportaaliin ja usein myös osallistumista esikvalifiointiin (Pre-Qualification), jossa arvioidaan yrityksen tekninen, taloudellinen ja turvallisuuteen liittyvä kyvykkyys jo ennen varsinaista tarjouspyyntöä.

Puitesopimus (Framework Agreement) on NCIA:n suosima tapa hankkia toistuvasti tarvittavia tuotteita tai palveluita usealta vuodelta kerrallaan ilman, että jokainen yksittäinen tilaus vaatii uutta kilpailutusta. Puitesopimuksen piiriin päässyt toimittaja saa pitkäjänteisen aseman NATOn toimittajaverkostossa ja mahdollisuuden osallistua useisiin pienempiin minikilpailuihin sopimuskauden aikana.

Puitesopimuksiin pääsy on usein realistisempi tavoite kuin yksittäisen suuren hankkeen voittaminen, sillä ne avaavat pidemmän aikavälin yhteistyön ja tunnettuutta NCIA:n sisällä.

NCAGE (NATO Commercial and Government Entity) -tunnus on kansainvälinen tunnistekoodi, jota NATO ja sen jäsenmaat käyttävät yritysten ja organisaatioiden yksilöimiseen hankinnoissa. Käytännössä lähes kaikki NCIA:n tarjouskilpailut edellyttävät voimassa olevaa NCAGE-tunnusta jo tarjousvaiheessa.

Suomessa NCAGE-tunnuksen myöntää Puolustusvoimien logistiikkalaitos, ja hakuprosessi kannattaa käynnistää hyvissä ajoin ennen ensimmäistä tarjousta, sillä käsittely vie oman aikansa.

Monet NCIA:n hankkeet käsittelevät turvaluokiteltua tietoa, mikä tarkoittaa, että toimittajalta tai sen avainhenkilöiltä voidaan edellyttää kansallista turvallisuusselvitystä (Facility Security Clearance tai Personnel Security Clearance). Vaatimustaso vaihtelee hankkeen luonteen mukaan: osa on avoimia kaupallisia kilpailuja, osa vaatii NATO SECRET -tason selvityksiä.

Turvallisuusselvitysten hankkiminen vie usein kuukausia, joten yrityksen kannattaa selvittää oma tarve ja aloittaa prosessi hyvissä ajoin, mieluiten ennen kuin sopivaa tarjouspyyntöä edes on näkyvissä.

Suoraan pääsopimuskumppaniksi pääseminen on usein vaikeaa pienemmälle yritykselle, koska NCIA:n suurimmat hankkeet edellyttävät laajaa referenssihistoriaa ja resursseja. Käytännössä toimivimpia reittejä ovat alihankinta suuremmalle pääurakoitsijalle, osallistuminen konsortioon muiden eurooppalaisten toimittajien kanssa sekä keskittyminen kapeaan erikoisosaamiseen, jota isot toimijat eivät itse tarjoa.

Suomella on vahvaa osaamista viestintäteknologiassa, kyberturvassa, satelliittisovelluksissa ja puolustusjärjestelmien integraatiossa. Tämä tekee NCIA:sta luontevan ensimmäisen kohteen yrityksille, jotka haluavat tuoda erikoisosaamisensa liittouman käyttöön ilman, että niiden täytyy heti tavoitella suurimpia pääsopimuksia.

Yleisin virhe on liian myöhäinen valmistautuminen: NCAGE-tunnusta, turvallisuusselvityksiä tai referenssimateriaalia aletaan hankkia vasta, kun sopiva tarjouspyyntö on jo julkaistu ja määräaika lähestyy. Toinen tyypillinen virhe on tarjouspyynnön teknisten ja hallinnollisten vaatimusten aliarviointi; NCIA:n dokumentaatio on yksityiskohtaista ja muotovaatimusten laiminlyönti voi hylätä muuten kelpoisen tarjouksen.

Kolmas virhe on se, ettei yritys seuraa säännöllisesti uusia ilmoituksia, jolloin sopivia mahdollisuuksia jää huomaamatta kokonaan. Koska NCIA julkaisee ilmoituksia jatkuvasti eri kategorioissa, satunnainen tarkistelu ei riitä kilpailukykyiseen osallistumiseen.

NCIA julkaisee tarjouspyyntönsä ja esikvalifiointi-ilmoituksensa omissa kanavissaan, ja niitä täydentävät usein myös NATOn muiden virastojen, kuten NSPA:n, ilmoitukset lähialueiden hankkeista. Koska ilmoituksia on paljon ja ne on kirjoitettu englanniksi vaihtelevalla terminologialla, manuaalinen seuranta vie aikaa ja altistaa virheille.

Toimiva tapa on määrittää yrityksen kannalta relevantit kategoriat, kuten kyberturva, satelliittiviestintä tai ohjelmistokehitys, ja seurata niitä järjestelmällisesti sen sijaan, että käydään läpi kaikkia ilmoituksia manuaalisesti.

Salpa seuraa jatkuvasti NCIA:n ja muiden NATO-organisaatioiden julkaisemia tarjouspyyntöjä ja hankintailmoituksia. Palvelu analysoi ilmoitukset tekoälyllä, tiivistää ne suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi ja lähettää hälytyksen, kun ilmoitus vastaa yrityksellesi valittuja kategorioita ja kiinnostuksen kohteita.

Näin yritys ei ole riippuvainen satunnaisesta sivuston selailusta, vaan saa tiedon relevanteista mahdollisuuksista heti niiden julkaisun jälkeen, omalla kielellään. Salpaa voi kokeilla maksutta 14 päivän ajan ilman sitoumuksia.